Quels documents pour exporter par fret aérien ?
Pour exporter des marchandises par avion depuis la France, trois documents sont incontournables — et quelques autres deviennent obligatoires selon la nature de votre envoi. Voici la liste complète.
Les 3 documents indispensables
1. La facture commerciale
C'est le document central de toute exportation. Elle décrit la marchandise, sa valeur et les parties concernées, et sert à la douane pour calculer droits et taxes à destination. Elle doit mentionner : expéditeur et destinataire, description précise des produits, quantités, valeur unitaire et totale, devise, Incoterm, pays d'origine et, idéalement, le code douanier (SH) de chaque article.
2. La liste de colisage (packing list)
Elle détaille le contenu physique de l'envoi : nombre de colis, poids brut et net, dimensions. Elle permet à la douane et au transporteur de vérifier l'expédition sans l'ouvrir et de calculer le poids taxable.
3. La déclaration d'exportation en douane (EX1 / DAU)
Toute sortie de marchandises de l'Union européenne doit être déclarée. Cette déclaration génère un justificatif de sortie qui prouve l'exportation — indispensable pour l'exonération de TVA sur vos ventes à l'export.
Les documents selon la marchandise
- Certificat d'origine — souvent demandé hors UE ; il atteste le pays de fabrication et peut réduire les droits de douane.
- Licence ou autorisation d'exportation — pour les biens à double usage ou produits réglementés.
- Documents matières dangereuses — déclaration IATA DGR, et fiche UN38.3 pour les batteries au lithium.
- Certificats sanitaires ou phytosanitaires — pour l'alimentaire, produits d'origine animale ou végétale.
- Certificats spécifiques — marquage CE, fiches techniques ou certificats de conformité selon le pays d'arrivée.
Qui s'occupe de quoi ?
En pratique, vous fournissez la facture commerciale et la liste de colisage ; votre transitaire gère la déclaration en douane, la LTA et vous indique les documents spécifiques à réunir.
Questions fréquentes
Faut-il un numéro EORI pour exporter depuis la France ?
Oui. Le numéro EORI identifie votre entreprise auprès des douanes de l'Union européenne. Il est obligatoire pour toute déclaration d'export et s'obtient gratuitement auprès de la douane française.
La facture commerciale doit-elle être rédigée en anglais ?
Ce n'est pas obligatoire mais fortement recommandé : l'anglais est compris par la plupart des douanes de destination et accélère le dédouanement. Le français reste accepté.
Qui établit la lettre de transport aérien (LTA) ?
La LTA est émise par la compagnie aérienne ou votre transitaire, pas par l'expéditeur. Chez Transport Connect, nous nous en occupons pour vous.
Quels documents sont obligatoires pour un envoi en fret aérien export ?
Le socle minimum comprend la facture commerciale, la packing list, la déclaration d'exportation (EX1) et la lettre de transport aérien (LTA). Selon la marchandise et la destination, s'ajoutent un certificat d'origine, des certificats sanitaires ou des licences d'exportation. Chez Transport Connect, nous vérifions le dossier documentaire complet avant remise de l'envoi à la compagnie aérienne, car un document manquant bloque la marchandise au départ ou à l'arrivée.
Qu'est-ce que le document EX1 et quand faut-il l'établir ?
L'EX1 est la déclaration d'exportation déposée dans le système douanier français (Delta) pour toute marchandise quittant l'Union européenne. Il est établi avant le départ, généralement par le commissionnaire en douane sur la base de votre facture et de votre packing list. Sans EX1 validé, la compagnie aérienne refuse d'embarquer le fret hors UE.
Que doit contenir une packing list pour l'export aérien ?
La packing list détaille le contenu colis par colis : nombre de colis, contenu de chacun, poids brut et net, dimensions, et références des marchandises. Elle doit être parfaitement cohérente avec la facture commerciale, car les douanes comparent les deux documents. Indiquez aussi le type d'emballage (carton, caisse, palette), une information utile en cas de contrôle physique.
Comment justifier l'exonération de TVA sur une vente à l'export ?
La vente hors UE est exonérée de TVA, mais vous devez pouvoir prouver la sortie effective des marchandises. La preuve principale est la certification de sortie électronique (ECS) rattachée à votre déclaration d'exportation. Conservez ce justificatif avec la facture et la LTA : en cas de contrôle fiscal, sans preuve de sortie, la TVA peut être réclamée sur la vente.
Combien de temps faut-il conserver les documents douaniers d'export ?
En pratique, conservez vos déclarations d'exportation, factures, packing lists et LTA au moins 10 ans : la douane peut contrôler sur 3 ans, mais les obligations comptables et fiscales vont au-delà. Archivez les documents par expédition, avec le numéro de déclaration et la preuve de sortie. Un archivage numérique organisé fait gagner un temps précieux en cas de contrôle.
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